Si les secrétariats médicaux assurent les mêmes missions que les secrétariats traditionnels, ils doivent toutefois disposer de compétences complémentaires pour assurer le bon fonctionnement d’un cabinet. En effet, les attentes spécifiques d’un médecin doivent faire l’objet d’un traitement personnalisé : et c’est bien l’objectif d’un secrétariat médical externalisé, qui vous permettra d’optimiser la gestion de votre cabinet médical. Découvrez les principaux avantages d’un secrétariat médical externalisé !
Un gain de place et d’argent
Le premier atout d’un secrétariat médical externalisé réside bien dans le gain de place réalisé. Vous pourrez ainsi confier le standard téléphonique et la gestion des dossiers de votre cabinet médical à un secrétaire en externe, de façon à optimiser l’espace au sein de votre lieu de travail. Toutefois, votre secrétariat externalisé peut également prendre en charge l’accueil physique de vos patients si vous le souhaitez : en bref, vous disposez d’un service à la carte dont vous pourrez modifier les modalités au fil du temps.
Par ailleurs, la création d’un secrétariat physique au sein d’une structure médicale exige de nombreux investissements. En confiant l’organisation de votre cabinet à un secrétariat externalisé, vous éviterez ainsi de nombreuses dépenses tout en bénéficiant d’une expertise et de compétences professionnelles.
Un accueil soigné pour vos patients
En faisant appel à un secrétariat externalisé pour votre cabinet de médecine générale ou spécialisée, vous vous assurez d’offrir un accueil de qualité à vos patients. En effet, votre secrétaire médical externalisé assure l’accueil physique et téléphonique de vos interlocuteurs, tout en vous transmettant les messages prioritaires en temps réel.
Votre secrétariat gère également les prises et les reports de rendez-vous, quel que soit le support utilisé par les patients (téléphone, e-mail, site web). Il s’adapte à vos outils de travail, et fait appel au logiciel de votre choix pour synthétiser les prises de rendez-vous (KINE +4000, Doc Avenue, Google Agenda, etc.). Il veille enfin à établir des plannings clairs, tout en les optimisant pour vous faire gagner du temps.
Une gestion rigoureuse de vos dossiers médicaux
L’une des spécificités d’un secrétariat médical réside dans la nature complexe, et confidentielle, des dossiers médicaux. En effet, votre secrétaire externalisé dispose des connaissances spécifiques nécessaires à la bonne compréhension des dossiers de vos patients, et peut ainsi les créer et/ou les mettre à jour selon les normes établies au sein de votre cabinet. Il vous assiste dans l’organisation des différents dossiers, mais aussi dans la gestion administrative et financière de votre cabinet. Il sera ainsi en mesure d’établir des devis pour des procédures médicales simples ou complexes, et de prendre en charge la facturation de vos patients. Vous pourrez enfin lui déléguer la relance des factures impayées et des recouvrements, en cas de créances importantes.
L’organisation et le fonctionnement d’un cabinet médical peuvent se révéler complexes. En faisant appel aux services personnalisés d’un secrétariat médical externalisé, vous disposerez ainsi d’interlocuteurs privilégiés pour vous assister dans la gestion de votre cabinet. Envie d’en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter : nous répondons à toutes vos questions sur nos services de secrétariat externalisé à Toulouse (31).