L’organisation d’une entreprise est semblable au mécanisme d’une montre : elle se compose d’une multitude de rouages complexes, dont l’assemblage minutieux permet au système entier de fonctionner. C’est pourquoi les services d’un secrétariat peuvent se révéler précieux pour le dirigeant d’une société, mais aussi pour ses collaborateurs et ses principaux interlocuteurs externes (clients et fournisseurs). Découvrez les atouts d’un secrétariat administratif pour votre entreprise !
Améliorer l’organisation générale de l’entreprise
La première mission d’un secrétariat administratif consiste à planifier les temps forts de l’entreprise, mais aussi les tâches quotidiennes et hebdomadaires de ses différents collaborateurs.
Parce qu’il bénéficie d’une vue d’ensemble sur l’activité et l’organigramme de l’organisation, un secrétaire administratif s’attache à optimiser la tenue des plannings et des agendas : il pourra ainsi vous aider à économiser du temps, mais aussi à gagner en efficacité.
Par ailleurs, votre secrétaire administratif constitue un véritable lien entre les instances dirigeantes de l’entreprise et ses différents départements (marketing, commercial, ressources humaines, etc.).
Favoriser la communication en interne
En faisant appel aux services d’un secrétaire administratif, vous améliorerez significativement le partage de l’information au sein de votre organisation. En effet, votre secrétaire prend en charge les appels de vos interlocuteurs externes (clients, fournisseurs), mais aussi les messages de vos collaborateurs en interne. Il rédige des synthèses claires et précises des différentes communications enregistrées au cours de la journée, et met à jour les agendas en fonction des informations reçues.
Vous pourrez également bénéficier d’un service sur mesure, en demandant à recevoir des alertes lorsque vous avez un message en attente. De cette façon, vous disposerez d’un suivi quotidien de vos différentes communications sans jamais perdre de temps.
Par ailleurs, votre secrétariat administratif peut également prendre en charge les communications en interne, lorsque vous souhaitez transmettre un message à l’un de vos collaborateurs.
Disposer de bilans fiables sur l’activité de l’entreprise
Si les missions d’un secrétariat administratif sont nombreuses, et parfois variées, l’une d’entre elles consiste bien à organiser l’activité commerciale de l’entreprise. Votre secrétaire administratif est en effet responsable de la prise des commandes et de la gestion des stocks, mais aussi de l’élaboration des devis et des factures, ainsi que de la relance des impayés. Armé de ces informations cruciales, il est ainsi en mesure de vous fournir une vue d’ensemble particulièrement fiable sur la santé financière de l’entreprise.
Il vous transmet des rapports précis, qui détaillent l’évolution quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle de l’organisation. Il vous offre ainsi des tableaux de bord essentiels au pilotage quotidien de l’entreprise, mais aussi à son développement : autant d’informations qui vous permettront d’optimiser votre chiffre d’affaires, vos campagnes de communication ou encore vos opérations commerciales.
D’une façon générale, votre secrétariat doit assurer le bon fonctionnement administratif et financier de l’entreprise que vous dirigez. Chargé de l’organisation générale, mais aussi de l’accueil téléphonique de vos interlocuteurs, ses missions sont transversales : il pourra ainsi consolider l’action des ressources humaines, des forces de vente ou encore des managers, tout en favorisant la communication entre ces différents départements. Et si vous dotiez enfin votre entreprise d’un secrétariat administratif à Toulouse ? Nous vous proposons des services de permanence téléphonique et de secrétariat sur mesure : n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !