Que vous soyez dirigeant, manager ou collaborateur au sein d’une entreprise, les obstacles à l’efficacité et à la productivité peuvent être de nature variée. Des tâches administratives complexes et récurrentes, un téléphone qui ne cesse de sonner ou encore de simples mauvaises habitudes peuvent directement nuire à toute votre organisation. C’est pourquoi nous vous proposons 4 méthodes simples pour gagner en efficacité au sein de votre entreprise.
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Savoir prendre les devants
Le premier secret d’une organisation efficace réside dans la planification des tâches. Toutefois, dresser la liste des actions que vous devez accomplir au cours de la journée ou du mois ne suffit pas : votre planification doit être opérationnelle. Vous devrez donc lister vos tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, mais aussi indiquer les ressources (en temps, en argent) que vous êtes en mesure de leur allouer, ainsi que les collaborateurs qui pourront vous accompagner dans leur réalisation.
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Limiter la consultation des écrans
Parmi les principaux obstacles à la productivité au sein des entreprises, les boîtes de messagerie électroniques et les smartphones tiennent un rôle prépondérant. Avez-vous déjà essayé de calculer le nombre de consultations d’e-mails et/ou d’appels que vous effectuez au cours d’une simple journée ? Multipliez ce chiffre par 2 ou 3 minutes : vous seriez certainement étonné du résultat, qui correspond au temps que vous perdez chaque jour. Deux mesures pourront vous aider à lutter contre ce phénomène :
- Éteignez, ou éloignez vos écrans (ordinateur et téléphone) lorsque vous vous engagez dans une tâche.
- Prévoyez 2 ou 3 plages horaires fixes au cours desquelles vous consulterez vos e-mails et vos appels ; le cas échéant, il vous reviendra d’en informer vos interlocuteurs au préalable pour éviter toute mauvaise surprise.
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S’imposer des deadlines
Fervent adepte des to-do lists, vous avez l’impression de ne jamais venir à bout de vos tâches quotidiennes ? Rien de surprenant à cela : les listes de choses à faire ne s’inscrivent pas dans un planning quotidien ou hebdomadaire. Or, la planification d’une tâche sans limite de temps vous conduira fatalement à… en perdre ! Plus vous disposez de temps, et plus vous en accordez à des détails qui ne présentent pas nécessairement de véritable valeur ajoutée. Veillez à prévoir la durée de chaque tâche, tout en sachant rester flexible quand c’est nécessaire.
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Déléguer aux bonnes personnes
Nombre de dirigeants et de créateurs d’entreprise éprouvent de grandes difficultés à déléguer, au risque de s’isoler et de se retrouver complètement submergés. Pourtant, déléguer les bonnes tâches aux personnes les plus qualifiées pour les réaliser peut s’avérer être une stratégie gagnante à plusieurs titres. En plus de gagner du temps pour assurer le pilotage de votre entreprise, vous bénéficierez d’un apport extérieur qui pourra se révéler riche d’enseignements. Au moment où vous planifiez vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires, pensez donc à contacter les collaborateurs qui pourront vous aider à les réaliser, et ne vous interdisez plus jamais de déléguer.
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